ELMA365 ECM – система документооборота, которая трансформируется вместе с компанией

Решение налаживает полностью безбумажный документооборот в компании благодаря интеграции с Контур.Диадок, ускоряя все сопутствующие операции.

Искусственный интеллект LegalDoc. AI выводит решение рутинных задач на новый уровень. Самообучающийся ИИ оптимизирует бизнес-процессы и полностью исключает ошибки человеческого фактора.

Возможности системы

Электронный архив в ELMA365

Все данные консолидируются в одном месте, что существенно упрощает поиск и выгрузку нужной информации. Хранение документов организовано в формате папок, доступ к которым по необходимости настраивается. Такой формат электронного архива существенно сокращает временные издержки работы с документами.

Электронная канцелярия

Организует и отлаживает весь цикл делопроизводства – от регистрации до пролонгации договоров. Документы хранятся в одном месте и формируют единый реестр.

Поиск данных с учетом прав доступа позволяет оперативно найти необходимый экземпляр независимо от географии вашей компании.

Финансовые документы

Опция обеспечивает четкость процесса согласования счетов, что позволяет избежать просрочек по оплате. За каждым счетом закрепляется ответственный сотрудник, назначается срок согласования. Этапы оплаты легко контролируются, если что-то пойдет не так – система уведомит об этом. Бизнес-процесс работы с финансовыми документами становится прозрачным.

При изменении регламентов компании, все параметры счетов гибко настраиваются и накладываются на актуальную организационную структуру.

Управление договорами

Система организует работу с входящими и исходящими договорами.

Исходящие договоры формируются по готовым шаблонам, с актуальными реквизитами.

Сквозной процесс автоматизирует согласование исходящих договоров. В случае ошибки документ можно загрузить еще раз и скорректировать прямо в системе.

За каждым входящим договором система закрепляет ответственного и срок выполнения необходимых операций – рассмотрения и согласования. Таким образом выполнение задачи по документу не затягивается, а все разногласия фиксируются в системе.

Каждый договор отображается в системе в виде карточки, в которой фиксируется информация по документу и связанные с ним приложения – счета, акты, допсоглашения и т.д. Статус связанных документов по необходимости можно актуализировать открыв их с карточки.

Маршруты согласования документов

Выстраивание маршрута согласования документа – возможность, выходящая за пределы классического набора инструментов ECM. Для каждого документа выстраивается собственный маршрут, в зависимости от типа документа и правил работы с ним. Маршрут формируется на основе анализа документа Искусственным интеллектом. ИИ запоминает действия сотрудников, обучается и формирует базу знаний, на основе которой выстраивает последующие маршрутизации.

Каждый этап маршрута контролируется системой. Актуальный статус документации доступен всем участникам согласования в режиме онлайн.

ЭЦП

Электронная подпись в ELMA365 ECM организует взаимодействие между контрагентами и переводит подписание документов полностью в цифровое пространство. Инструмент полностью легитимен и является неотъемлемой частью документооборота компании.

Задачи

В системе реализован функционал для постановки задач.

Все задачи консолидируются в одном месте, что позволяет грамотно ранжировать задачи по приоритетности и распределять нагрузку сотрудников.

За каждой задачей закрепляет ответственный и срок выполнения.

Система уведомит вас, если задача не будет сделана в срок.

Задачи можно переназначать между сотрудниками, когда возникает необходимость в перераспределении нагрузки департамента.

Коммуникация в чатах

Чат – простой и понятный инструмент коммуникации. Система позволяет создавать групповые чаты с возможностью информировать штат компании о чем-либо и прикладывать файлы или документы.

Входящие сообщения отображаются в Push-уведомлениях, поэтому вы ничего не пропустите.

Мобильное приложение

Мобильное приложение расширяет границы доступа к необходимым данным. Вы можете планировать и выстраивать работу прямо с мобильного устройства или планшета из любой точки. Приложение обеспечивает доступ к календарям и контактам. Сотрудники не выпадают из рабочего процесса даже без доступа к компьютеру.

Электронный обмен документами между контрагентами

Интеграция ELMA365 ECM с Диадок организует полностью электронный обмен документами в компании.

Попадая в систему документ проходит по цепочке обязательных процедур рассмотрения и согласования. Согласованный документ направляется в Диадок на подписание, затем к контрагенту.

Умный документооборот

Искусственный интеллект умный инструмент для повышения эффективности компании. В ELMA365 используется искусственный интеллект LegalDoc. AI, который исключает ошибки человеческого фактора и минимизирует тем самым издержки производства. Кроме того, система сравнивает экземпляры документов и отображает те части документа, которые необходимо верифицировать.

Интеллектуальная проверка на корректность

Перед отправкой в налоговые структуры юридическая значимость документа автоматически проверяется на наличие подписи и печати. Проверка на корректность избавляет сотрудника от необходимости проверять документ самостоятельно и экономит время.

Современные облачные технологии ELMA365 ECM

Система базируется на современных технологиях, с использованием актуального стека, который знаком каждому разработчику. Это позволяет собирать функциональные решения с низкозатратной эксплуатацией и сопровождением.

Масштабируемость при высоких нагрузках

Гибкая масштабируемость бизнес-процессов компании реализуется за счет микросервисной архитектуры и принципа кластеризации системы. Система подстраивается под требуемый объем документов и нагрузку, сохраняя оперативный отклик.

-----
Специально для ROI4CIO статью подготовила компания ELMA