Must-have 2021 года для бизнеса: платформы организации и планирования виртуальных событий

Разбираемся, на что обращать внимание при выборе платформы для проведения виртуального события. Сравниваем топовые решения по функциям и цене на основе аналитической таблицы ROI4CIO.

Первая глобальная волна запретов на собрания из-за угрозы COVID-19 привела к массовым отменам коммерческих и маркетинговых событий. Но недели спустя бизнес адаптировался благодаря переходу от встреч в физическом пространстве к онлайновым. Например, список тех, кто планирует провести события на виртуальной платформе Hopin, одной из лидирующих в сфере, увеличился с 10 000 в феврале до 18 000, всего за три недели.

Продукты компаний, поставляющих платформы виртуальных встреч, стали востребованы везде, ведь заменить их сложно: организовывая конференцию только через скайп нельзя быть уверенным в том, что программа потянет необходимое количество человек и обеспечит бесперебойной, качественной связью. Между тем, платформы способны вместить до ста тысяч пользователей.

Виртуальное событие: типы, преимущества, компоненты

Виртуальное мероприятие похоже на очную встречу — за исключением того, что происходит в Интернете. Это многосессионные онлайн-мероприятия, которые включают как вебинары, так и веб-трансляции. Они интерактивные и создают ощущение физического присутствия. Благодаря технологии, отдельные пользователи и целые предприятия обмениваются информацией, контентом, строят новые связи и участвуют в проектах.

Виртуальные события предлагают презентации как в режиме реального времени, так и по запросу, а некоторые — поставляют полноценную виртуальную веб-среду для взаимодействия. Это превосходная альтернатива событиям, схема которых состоит из нескольких презентаций, дискуссий или представления бренда.

Типы

• Вебинары: онлайн-семинары, где один или несколько докладчиков общаются и обмениваются с аудиторией информацией;

• Веб-трансляции: высококачественное запланированное видео в реальном времени, демонстрирующее событие онлайн;

• Виртуальные конференции: копия традиционной конференции в онлайн-среде;

• Виртуальные дни открытых дверей учебных заведений: виртуальные копии традиционных дней открытых дверей;

• Виртуальные дома: виртуальные туры по открытым домам с онлайн трансляцией;

• Виртуальные выставки: взаимодействие экспонентов и посетителей в онлайн-среде;

• Виртуальные ярмарки вакансий и самопрезентации компании: презентация компании и общение работодателей с соискателями онлайн.

Список преимуществ виртуальных событий не мал и при обычных обстоятельствах, сейчас расширяется за счет физической безопасности.

Экономия денег: виртуальные мероприятия более выгодны как для посетителей, так и для организаторов. Организаторы не платят дорогостоящую аренду, а посетители не планируют все, связанное с проездом и проживанием.

Экономия времени: хосты онлайн-мероприятий экономят время на настройку и планирование, участники — на поездках, а еще — не беспокоятся о том, что будут отсутствовать на работе.

Расширение базы посетителей: поскольку для виртуального посещения требуется только подключенное к Интернету устройство, в разы вырастает охват аудитории.

Расширение списка потенциальных докладчиков: аналогичным образом упрощение участия облегчает и набор докладчиков. Особенно — если мероприятие включает в себя сочетание «живых» и предварительно записанных сеансов.

Создание ценного материала: контент, который создается для виртуальных событий, после окончания может поставляться по запросу или повторно использоваться.

Снижение риска вспышки вируса: это заботит всех и учитывается при планировании. Пока компании ограничивают поездки сотрудников на работу и переводят штат на удаленную занятость, виртуальные события помогают оставаться бизнесу на плаву.

Необходимые составляющие платформы

При выборе платформы виртуальных событий стоит учесть ряд параметров. Но если платформу, как сейчас, нужно подобрать быстро, хорошо иметь под рукой список необходимых функций, с которым онлайн мероприятие гарантировано пройдет успешно. Мы подготовили такой список-подсказку из 10 пунктов.

Настройка

Поинтересуйтесь у поставщика, какие настройки доступны в решении — например, предлагаются ли брендированные залы? Если участники войдут на страницу регистрации события и увидят логотип виртуальной платформы вместо вашего, это может сбить с толку. Еще обратите внимание на:

• Настраиваемые возможности регистрации

• Наличие фирменной веб-комнаты

• Настраиваемые шаблоны электронной почты

Особенности автоматизации

Автоматизация — уже обязательная функция любого планировщика событий в 2020 году, упрощающая организацию встреч. Тем более — если событие нужно создать быстро. При оценке платформ спросите у поставщиков, сколько времени занимает загрузка данных, сколько — создание страниц событий, и что из этого поддается автоматизации.

Интеграция программного обеспечения для управления событиями

Несмотря на то, что мероприятие проходит онлайн, по-прежнему нужны инструменты планирования, маркетинга и управления. Стоит узнать, предлагает ли платформа маркетинговые возможности по электронной почте, профессиональные услуги по регистрации событий, есть ли у нее мобильное приложение и насколько широк его функционал.

Здорово, если решение поддерживает интеграцию с социальными сетями — они могут сыграть большую роль в привлечении посетителей и вовлеченности на протяжении всего мероприятия. Так, участники могут захотеть поделиться цитатами, скриншотами или просто ссылкой на мероприятие.

Прямая трансляция

Возможность трансляции докладчиков и организаторов в прямом эфире не только придает важность докладу, но и привлекает участников благодаря интерактивности.

Не лишним будет вопрос об автоматических субтитрах и поддержке нескольких динамиков.

Предварительно записанный контент

Хотя зачастую виртуальные события идут в прямом эфире, для максимального вовлечения посетителей важно наличие опции загрузки записанных сессий и презентаций. Это пригодится и если основной докладчик не сможет выступать вживую в день мероприятия, но запишет эксклюзивный контент заранее.

Коммуникация и взаимодействие

На платформах крайне важно общаться с участниками на всех этапах проведения события. Поэтому не забудьте посмотреть, включены ли в решение функции чата, обмена сообщениями или группового чата, Q & A и обратной связи.

Запись контента

Созданный контент используется не только для продвижения будущих событий, но и позволит бывшим посетителям в любое время получить доступ к материалам, продлевая взаимодействие с брендом даже после окончания мероприятия. Обратите внимание на то, записывается ли и сохраняется содержимое мероприятия, если хранится — то где, сколько стоит эта услуга и как долго материалы будут лежать в доступе.

Устранение неполадок в реальном времени

Независимо от уровня подготовки, вероятность ошибок возможна. А поскольку все происходит онлайн, вероятность технических ошибок возрастает — например, перестает работать микрофон докладчика, сигнал ослабевает и т.д. Необходимо, чтобы поставщик решения мог оперативно устранять неполадки. Спросите, предлагает ли провайдер учебные занятия по использованию платформы для сотрудников и посетителей. Высока и важность работы отдела поддержки поставщика в необходимых вам временных зонах.

Аналитика и отчетность

Уточните, позволяет ли платформа запечатлеть многомерное представление о посетителях, их интересах, активности и уникальную, важную для вас, инвесторов и спонсоров информацию.

Вооружившись этими знаниями, перейдем к рассмотрению конкретных программных решений. Мы отобрали лучшие из мировых платформ и сравнивали их по таким параметрам из аналитической таблицы ROI4CIO : наличие сессионных залов; прямая трансляция и ретрансляция уже состоявшегося события; текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда; готовые шаблоны; встроенный планировщик событий; интеграция с социальными сетями; обмен файлами; скачиваемый контент; аналитика данных; интеграция CRM; цена.

Программное обеспечение

CVENT Virtual Attendee Hub

Cvent — всемирно известная комплексная платформа ивент-маркетинга и управления событиями, предлагающая программные решения для онлайн-регистрации мероприятий, выбора места проведения, рекламы и привлечения участников. Набор продуктов Cvent автоматизирует и упрощает весь процесс управления физическими, виртуальными и гибридными мероприятий.

Решение Virtual Attendee Hub компания запустила в 2020 году в связи с пандемией COVID-19 и глобальным переходом к виртуальным мероприятиям. Среди функций — отслеживание и анализ профилей посетителей, виртуальные стенды, где участники события могут самостоятельно планировать встречи с экспонентами или посещать комнаты видео тренировок, интерактивные инструменты, главный экран с ключевой информацией о событиях, опросы и расписание.

Пример оформления

Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A
Интегрирование Webex, Zoom: Zoom
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: да
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: не указана, есть возможность получить демо-версию

Eventbrite

Eventbrite — полностью настраиваемая платформа планирования событий с интуитивно понятными инструментами регистрации, продажей билетов на мероприятия и продвижением. Может обслуживать как простые, так и большие, сложные мероприятия.

Eventbrite не взимает никакой платы за бесплатные мероприятия любого размера. Сбор осуществляется только за платные событие. Функции регистрации и отслеживания событий предлагают расширенные настройки и оптимизированы для мобильных устройств. На ваш существующий сайт может быть интегрирован легкий виджет, позволяющий продавать и отслеживать билеты. Для продвижения событий Eventbrite предоставляет поисковый каталог, полные профили организаторов, которые видны в поисковых системах, партнерских сетях.

Пример оформления

Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: N/A
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: N/A
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: N/A
Цена: бесплатно для бесплатных мероприятий, от 2% + $0.79 за каждый проданный билет

Whova

Whova предоставляет программное обеспечение «всё в одном»: здесь можно создавать увлекательные очные, виртуальные или гибридные мероприятия, улучшать вовлечение посетителей, повышать ROI экспонентов и спонсоров. Платформа включает в себя функцию «Центр спикеров», помогающую администраторам автоматизировать процессы сбора информации о докладчиках, создавать для них веб-страниц с помощью шаблонов.

Ключевые функции Whova включают в себя генерацию бейджей событий, управление посещаемостью сессий, живой опрос и аналитику в реальном времени. Whova облегчает интеграцию с Eventbrite, Constant Contact, Cvent, RegFox и использует Zapier для интеграции с другими системами регистрации и управления отношениями с клиентами.

Пример оформления

Сессионные залы: N/A
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: зависит от стоимости билетов на мероприятие, от 1% цены билета + 0,99$ за каждый проданный билет

INXPO Enterprise Webcast Platform

INXPO — видеоплатформа корпоративного уровня, построенная на надежной и масштабируемой основе. Разработана для маркетинга, корпоративного общения, стимулирования продаж и обучения сотрудников.

«Живую» презентацию INXPO можно преобразовать в видео, работает окно чата для вопросов и ответов. Веб-трансляция в прямом эфире поддерживает до 100 000+ зрителей. Платформа предоставляет полнофункциональный мобильный доступ ко всем веб-трансляциям и интерактивным взаимодействиям.

Инструмент Metrics Dashboard отслеживает активность посетителей в режиме реального времени, моментально генерируя аналитические данные, задействованы метрики для отслеживания электронной почты.

Пример оформления

Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: N/A
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: N/A
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: нет
Скачиваемый контент: да
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: не предоставлена вендором

Aventri

Решение Aventri также «все в одном» — его можно применять для различных целей. Так, планировщики мероприятий могут воспользоваться платформой для упрощения планирования и создания события, управления маркетинговой кампанией, регистрацией пользователей. Aventri помогает разумно распределять бюджеты на встречи, сокращать расходы и обеспечивать соответствие требованиям. Подходит платформа и для отельеров, позволяя им успешнее конкурировать в процессе подбора поставщиков помещений и повышать уровень заполняемости залов.

Платформа предоставляет как шаблонные инструменты создания регистрационных сайтов и анкет, так и настраиваемые пользовательские шаблоны. Поддерживает интеграцию с платежными системами Paypal, Stripe, Authorize.Net, CyberSource.

Пример оформления

Сессионные залы: N/A
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: N/A
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: точная цена вендором не указана, но ценообразование зависит от количества регистраций на мероприятие, есть бесплатная демо-версия

Virtual Summits Software Platform

Virtual Summits легко справляется с рутинными задачами организации мероприятия и предоставляет необходимое для проведения виртуального саммита. Доступно создание лендинговых страниц, ранжирование доступа к контенту в зависимости от пользовательской платы, автоматические уведомления спикерам, экспорт лидов из платформы. В один клик создаются планы мероприятий. А через выбранный промежуток времени мероприятие может запускаться в эфир снова — каждую неделю, раз в две недели или ежемесячно.

На сайте собраны подкасты и гайды по настройке и проведению события, предварительного знания об обеспечении или навыков кодинга не требуется. Платформа обещает создание виртуального саммита менее чем за час благодаря автоматизации процесса.

Пример оформления

Сессионные залы: N/A
Прямая трансляция: N/A
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: да
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: N/A
Цена: 14 дней бесплатного пробного пользования; от $97 в месяц

Accelevents

Платформа Accelevents предлагает надежные функции виртуального хостинга события, включая продажу билетов, прямой эфир, живой чат и опросы, виртуальные стенды экспонентов, сессии.

Accelevents обладает мощными и экономящими время функциями: создание красочных страниц событий без написания кода, продвижение события через электронную почту, социальные сети, партнерские программы.

Особенностью платформы является ее возможность работы с набором инструментов для сбора средств. Эта интеграция дает возможность пользователям собирать пожертвования, получать заявки на участие в аукционах, проводить кампании по сбору средств при продаже билетов на мероприятия. Платформа также позволяет создать свою собственную страницу Fund a Need и собирать пожертвования от сторонников непосредственно на этой странице.

Пример оформления

Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: N/A
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: N/A
Цена: бесплатная пробная версия, в платной версии стоимость 1$ с каждого проданного билета

Hopin

Hopin — недавний игрок в сфере поддержки и проведения виртуальных событий. Компания, основанная в 2019 году, официально вышла на рынок в 2020 году. Ее цель — по максимуму перенести возможности живого общения в интернет. Реализуется это через многофункциональную онлайн-платформу мероприятий в реальном времени. Здесь организаторы могут создавать, проводить и управлять мероприятиями с количеством участников до 100 000 человек.

Виртуальная площадка Hopin соединяет разбросанные по разным локациям сообщества, компании и друзей через видео, чаты и нетворкинг. События происходят в пяти основных областях видео сотрудничества: Reception, Stage, Sessions, Networking, and Expo.

Пример оформления

Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: N/A
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: N/A
Интеграция с социальными сетями: N/A
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: N/A
Цена: бесплатная пробная версия, платная от $99 + процент от стоимости билетов мероприятия

HeySummit

HeySummit — инструмент, используемый для увеличения вовлеченности, конверсии и доходов для вебинаров и встреч. Программное обеспечение предлагает функции вовлечения участников для регистрации, создание фирменных графиков и твитов, генерирование отчетов для улучшения маркетинговой стратегии.

HeySummit используется как для планирования и проведения виртуальных мероприятий в прямом эфире, так и для трансляции предварительно записанных видео, организации серий ток-шоу, создания библиотеки видео-ресурсов, онлайн-курсов, демонстрации продукции, и даже — проведения исследований.

В решении легко создается динамический контент на оптимизированной целевой странице, который способствует конверсии потенциальных посетителей. Спикеры на информационной панели сами могут вносить информацию о себе, загружать фирменные графические материалы для мероприятий.

Пример оформления

Сессионные залы: N/A
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A
Интегрирование Webex, Zoom: да
Готовые шаблоны: N/A
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: да
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: N/A
Цена: бесплатная пробная версия, цена подписки от 49$/месяц

Ideum Open Exhibits

Open Exhibits — инициатива, первоначально финансируемая Национальным научным фондом США. Целью было изменение способа, которым музеи и другие неформальные учебные заведения делятся цифровыми экспонатами.

Open Exhibits фокусируется на разработке новых типов взаимодействия человека с компьютером; коллекция программного обеспечения включает шаблоны, компоненты и утилиты, служащие строительными блоками для создания цифровых экспонатов и интерактивных материалов.

Пример оформления

Сессионные залы: нет
Прямая трансляция: N/A
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: нет
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: да
Скачиваемый контент:
Аналитика данных: нет
Интеграция CRM: нет
Цена: бесплатно

Bizzabo

Bizzabo является платформой для проведения физических, виртуальных и гибридных мероприятий. С помощью программного обеспечения Bizzabo «все-в-одном», команды по проведению мероприятий могут измерять, управлять и масштабировать события. Решение предоставляет полный цикл поддержки — от регистрации и полностью брендированных мобильных приложений для проведения мероприятий до прямых трансляций события и его последующей аналитики.

Чтобы оптимизировать каждый этап процесса управления событиями, Bizzabo предлагает единый командный центр, где доступно управление партнерствами, рабочей нагрузкой сотрудников.

Bizzabo интегрирован с почтовыми приложениями и платформами социальных сетей. Расширенная аналитика дает возможность увидеть эффективность кампаний, число регистраций и количество платежей, измерить производительность сотрудников и соизмерить это с контрольными показателями, которые вы установили для вашего проекта

Пример оформления

Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: N/A
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: да
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: бесплатная демо версия, цена подписки не указана вендором

WorkCast Stratus

WorkCast Stratus объединяет все типы онлайн-мероприятий в надежную, простую в пользовании платформу. Встроенный инструмент отчетности платформы позволяет в реальном времени получать доступ к информации об участии посетителей и использовать данные для формирования маркетинговой стратегии бренда.

На платформе можно разместить до 50 000 посетителей без необходимости загрузки или установок плагинов. События, созданные на WorkCast Stratus будут впечатлять аудиторию и поощрять участие. Транслируются на любое устройство с подключенным интернетом.

Платформа интегрируется с CRM и инструментами автоматизации маркетинга, такими как HubSpot, Marketo, Salesforce.

Пример оформления

Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: N/A
Планировщик событий: N/A
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: нет
Скачиваемый контент: да
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: 14 дней бесплатного пробного пользования; далее зависит от выбранного плана

——
*Для ROI4CIO подготовила Наталка Чех

**Статья ранее опубликована в корпоративном Блоге ROI4CIO на Spark.