Must-have 2021 года для бизнеса: платформы организации и планирования виртуальных событий
![](https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEiT4Wzh6H1gj7jJJDvetaYnpTC8_jKl_g14zTeHi42XWvtAR2NonGs0HOEICasQaGNPae5M73hNYN74rWHOEO7Mlml7ElA7AebmUjTXwCqge1xHOA-V07w5AuoLBlcF2Or4KMK0f-445nY/s16000-rw/image24.jpg)
Разбираемся, на что обращать внимание при выборе платформы для проведения виртуального события. Сравниваем топовые решения по функциям и цене на основе аналитической таблицы ROI4CIO.
Первая глобальная волна запретов на собрания из-за угрозы COVID-19 привела к массовым отменам коммерческих и маркетинговых событий. Но недели спустя бизнес адаптировался благодаря переходу от встреч в физическом пространстве к онлайновым. Например, список тех, кто планирует провести события на виртуальной платформе Hopin, одной из лидирующих в сфере, увеличился с 10 000 в феврале до 18 000, всего за три недели.
Продукты компаний, поставляющих платформы виртуальных встреч, стали востребованы везде, ведь заменить их сложно: организовывая конференцию только через скайп нельзя быть уверенным в том, что программа потянет необходимое количество человек и обеспечит бесперебойной, качественной связью. Между тем, платформы способны вместить до ста тысяч пользователей.
Первая глобальная волна запретов на собрания из-за угрозы COVID-19 привела к массовым отменам коммерческих и маркетинговых событий. Но недели спустя бизнес адаптировался благодаря переходу от встреч в физическом пространстве к онлайновым. Например, список тех, кто планирует провести события на виртуальной платформе Hopin, одной из лидирующих в сфере, увеличился с 10 000 в феврале до 18 000, всего за три недели.
Продукты компаний, поставляющих платформы виртуальных встреч, стали востребованы везде, ведь заменить их сложно: организовывая конференцию только через скайп нельзя быть уверенным в том, что программа потянет необходимое количество человек и обеспечит бесперебойной, качественной связью. Между тем, платформы способны вместить до ста тысяч пользователей.
Виртуальное событие: типы, преимущества, компоненты
Виртуальное мероприятие похоже на очную встречу — за исключением того, что происходит в Интернете. Это многосессионные онлайн-мероприятия, которые включают как вебинары, так и веб-трансляции. Они интерактивные и создают ощущение физического присутствия. Благодаря технологии, отдельные пользователи и целые предприятия обмениваются информацией, контентом, строят новые связи и участвуют в проектах.Виртуальные события предлагают презентации как в режиме реального времени, так и по запросу, а некоторые — поставляют полноценную виртуальную веб-среду для взаимодействия. Это превосходная альтернатива событиям, схема которых состоит из нескольких презентаций, дискуссий или представления бренда.
Типы
- Вебинары: онлайн-семинары, где один или несколько докладчиков общаются и обмениваются с аудиторией информацией;
- Веб-трансляции: высококачественное запланированное видео в реальном времени, демонстрирующее событие онлайн;
- Виртуальные конференции: копия традиционной конференции в онлайн-среде;
- Виртуальные дни открытых дверей учебных заведений: виртуальные копии традиционных дней открытых дверей;
- Виртуальные дома: виртуальные туры по открытым домам с онлайн трансляцией;
- Виртуальные выставки: взаимодействие экспонентов и посетителей в онлайн-среде;
- Виртуальные ярмарки вакансий и самопрезентации компании: презентация компании и общение работодателей с соискателями онлайн.
Экономия денег: виртуальные мероприятия более выгодны как для посетителей, так и для организаторов. Организаторы не платят дорогостоящую аренду, а посетители не планируют все, связанное с проездом и проживанием.
Экономия времени: хосты онлайн-мероприятий экономят время на настройку и планирование, участники — на поездках, а еще — не беспокоятся о том, что будут отсутствовать на работе.
Расширение базы посетителей: поскольку для виртуального посещения требуется только подключенное к Интернету устройство, в разы вырастает охват аудитории.
Расширение списка потенциальных докладчиков: аналогичным образом упрощение участия облегчает и набор докладчиков. Особенно — если мероприятие включает в себя сочетание «живых» и предварительно записанных сеансов.
Создание ценного материала: контент, который создается для виртуальных событий, после окончания может поставляться по запросу или повторно использоваться.
Снижение риска вспышки вируса: это заботит всех и учитывается при планировании. Пока компании ограничивают поездки сотрудников на работу и переводят штат на удаленную занятость, виртуальные события помогают оставаться бизнесу на плаву.
Необходимые составляющие платформы
![](https://spark.ru/upload/other/b_606570ae6887c.jpg)
При выборе платформы виртуальных событий стоит учесть ряд параметров. Но если платформу, как сейчас, нужно подобрать быстро, хорошо иметь под рукой список необходимых функций, с которым онлайн мероприятие гарантировано пройдет успешно. Мы подготовили такой список-подсказку из 10 пунктов.
Настройка
Поинтересуйтесь у поставщика, какие настройки доступны в решении — например, предлагаются ли брендированные залы? Если участники войдут на страницу регистрации события и увидят логотип виртуальной платформы вместо вашего, это может сбить с толку. Еще обратите внимание на:
- Настраиваемые возможности регистрации
- Наличие фирменной веб-комнаты
- Настраиваемые шаблоны электронной почты
Особенности автоматизации
Автоматизация — уже обязательная функция любого планировщика событий в 2020 году, упрощающая организацию встреч. Тем более — если событие нужно создать быстро. При оценке платформ спросите у поставщиков, сколько времени занимает загрузка данных, сколько — создание страниц событий, и что из этого поддается автоматизации.
Интеграция программного обеспечения для управления событиями
Несмотря на то, что мероприятие проходит онлайн, по-прежнему нужны инструменты планирования, маркетинга и управления. Стоит узнать, предлагает ли платформа маркетинговые возможности по электронной почте, профессиональные услуги по регистрации событий, есть ли у нее мобильное приложение и насколько широк его функционал.
Здорово, если решение поддерживает интеграцию с социальными сетями — они могут сыграть большую роль в привлечении посетителей и вовлеченности на протяжении всего мероприятия. Так, участники могут захотеть поделиться цитатами, скриншотами или просто ссылкой на мероприятие.
Прямая трансляция
Возможность трансляции докладчиков и организаторов в прямом эфире не только придает важность докладу, но и привлекает участников благодаря интерактивности.
Не лишним будет вопрос об автоматических субтитрах и поддержке нескольких динамиков.
Предварительно записанный контент
Хотя зачастую виртуальные события идут в прямом эфире, для максимального вовлечения посетителей важно наличие опции загрузки записанных сессий и презентаций. Это пригодится и если основной докладчик не сможет выступать вживую в день мероприятия, но запишет эксклюзивный контент заранее.
Коммуникация и взаимодействие
На платформах крайне важно общаться с участниками на всех этапах проведения события. Поэтому не забудьте посмотреть, включены ли в решение функции чата, обмена сообщениями или группового чата, Q & A и обратной связи.
Запись контента
Созданный контент используется не только для продвижения будущих событий, но и позволит бывшим посетителям в любое время получить доступ к материалам, продлевая взаимодействие с брендом даже после окончания мероприятия. Обратите внимание на то, записывается ли и сохраняется содержимое мероприятия, если хранится — то где, сколько стоит эта услуга и как долго материалы будут лежать в доступе.
Устранение неполадок в реальном времени
Независимо от уровня подготовки, вероятность ошибок возможна. А поскольку все происходит онлайн, вероятность технических ошибок возрастает — например, перестает работать микрофон докладчика, сигнал ослабевает и т.д. Необходимо, чтобы поставщик решения мог оперативно устранять неполадки. Спросите, предлагает ли провайдер учебные занятия по использованию платформы для сотрудников и посетителей. Высока и важность работы отдела поддержки поставщика в необходимых вам временных зонах.
Аналитика и отчетность
Уточните, позволяет ли платформа запечатлеть многомерное представление о посетителях, их интересах, активности и уникальную, важную для вас, инвесторов и спонсоров информацию.
Вооружившись этими знаниями, перейдем к рассмотрению конкретных программных решений. Мы отобрали лучшие из мировых платформ и сравнивали их по таким параметрам из аналитической таблицы ROI4CIO : наличие сессионных залов; прямая трансляция и ретрансляция уже состоявшегося события; текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда; готовые шаблоны; встроенный планировщик событий; интеграция с социальными сетями; обмен файлами; скачиваемый контент; аналитика данных; интеграция CRM; цена.
Программное обеспечение
CVENT Virtual Attendee Hub
![](https://spark.ru/upload/other/b_606571f62b454.jpg)
Cvent — всемирно известная комплексная платформа ивент-маркетинга и управления событиями, предлагающая программные решения для онлайн-регистрации мероприятий, выбора места проведения, рекламы и привлечения участников. Набор продуктов Cvent автоматизирует и упрощает весь процесс управления физическими, виртуальными и гибридными мероприятий.
Решение Virtual Attendee Hub компания запустила в 2020 году в связи с пандемией COVID-19 и глобальным переходом к виртуальным мероприятиям. Среди функций — отслеживание и анализ профилей посетителей, виртуальные стенды, где участники события могут самостоятельно планировать встречи с экспонентами или посещать комнаты видео тренировок, интерактивные инструменты, главный экран с ключевой информацией о событиях, опросы и расписание.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_6065724e03e9f.jpg)
Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A
Интегрирование Webex, Zoom: Zoom
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: да
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: не указана, есть возможность получить демо-версию
Eventbrite
![](https://spark.ru/upload/other/b_606572e224712.jpg)
Eventbrite — полностью настраиваемая платформа планирования событий с интуитивно понятными инструментами регистрации, продажей билетов на мероприятия и продвижением. Может обслуживать как простые, так и большие, сложные мероприятия.
Eventbrite не взимает никакой платы за бесплатные мероприятия любого размера. Сбор осуществляется только за платные событие. Функции регистрации и отслеживания событий предлагают расширенные настройки и оптимизированы для мобильных устройств. На ваш существующий сайт может быть интегрирован легкий виджет, позволяющий продавать и отслеживать билеты. Для продвижения событий Eventbrite предоставляет поисковый каталог, полные профили организаторов, которые видны в поисковых системах, партнерских сетях.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_60657334f415c.jpg)
Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: N/A
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: N/A
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: N/A
Цена: бесплатно для бесплатных мероприятий, от 2% + $0.79 за каждый проданный билет
Whova
![](https://spark.ru/upload/other/b_606573b12081a.jpg)
Whova предоставляет программное обеспечение «всё в одном»: здесь можно создавать увлекательные очные, виртуальные или гибридные мероприятия, улучшать вовлечение посетителей, повышать ROI экспонентов и спонсоров. Платформа включает в себя функцию «Центр спикеров», помогающую администраторам автоматизировать процессы сбора информации о докладчиках, создавать для них веб-страниц с помощью шаблонов.
Ключевые функции Whova включают в себя генерацию бейджей событий, управление посещаемостью сессий, живой опрос и аналитику в реальном времени. Whova облегчает интеграцию с Eventbrite, Constant Contact, Cvent, RegFox и использует Zapier для интеграции с другими системами регистрации и управления отношениями с клиентами.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_6065747c0fcdc.jpg)
Сессионные залы: N/A
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: зависит от стоимости билетов на мероприятие, от 1% цены билета + 0,99$ за каждый проданный билет
INXPO Enterprise Webcast Platform
![](https://spark.ru/upload/other/b_606577cbdf209.jpg)
INXPO — видеоплатформа корпоративного уровня, построенная на надежной и масштабируемой основе. Разработана для маркетинга, корпоративного общения, стимулирования продаж и обучения сотрудников.
«Живую» презентацию INXPO можно преобразовать в видео, работает окно чата для вопросов и ответов. Веб-трансляция в прямом эфире поддерживает до 100 000+ зрителей. Платформа предоставляет полнофункциональный мобильный доступ ко всем веб-трансляциям и интерактивным взаимодействиям.
Инструмент Metrics Dashboard отслеживает активность посетителей в режиме реального времени, моментально генерируя аналитические данные, задействованы метрики для отслеживания электронной почты.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_606578380abf5.jpg)
Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: N/A
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: N/A
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: нет
Скачиваемый контент: да
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: не предоставлена вендором
Aventri
![](https://spark.ru/upload/other/b_60657928a3e90.jpg)
Решение Aventri также «все в одном» — его можно применять для различных целей. Так, планировщики мероприятий могут воспользоваться платформой для упрощения планирования и создания события, управления маркетинговой кампанией, регистрацией пользователей. Aventri помогает разумно распределять бюджеты на встречи, сокращать расходы и обеспечивать соответствие требованиям. Подходит платформа и для отельеров, позволяя им успешнее конкурировать в процессе подбора поставщиков помещений и повышать уровень заполняемости залов.
Платформа предоставляет как шаблонные инструменты создания регистрационных сайтов и анкет, так и настраиваемые пользовательские шаблоны. Поддерживает интеграцию с платежными системами Paypal, Stripe, Authorize.Net, CyberSource.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_606579ec67841.jpg)
Сессионные залы: N/A
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: N/A
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: точная цена вендором не указана, но ценообразование зависит от количества регистраций на мероприятие, есть бесплатная демо-версия
Virtual Summits Software Platform
![](https://spark.ru/upload/other/b_60657b52e9f53.jpg)
Virtual Summits легко справляется с рутинными задачами организации мероприятия и предоставляет необходимое для проведения виртуального саммита. Доступно создание лендинговых страниц, ранжирование доступа к контенту в зависимости от пользовательской платы, автоматические уведомления спикерам, экспорт лидов из платформы. В один клик создаются планы мероприятий. А через выбранный промежуток времени мероприятие может запускаться в эфир снова — каждую неделю, раз в две недели или ежемесячно.
На сайте собраны подкасты и гайды по настройке и проведению события, предварительного знания об обеспечении или навыков кодинга не требуется. Платформа обещает создание виртуального саммита менее чем за час благодаря автоматизации процесса.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_60657d788c860.jpg)
Сессионные залы: N/A
Прямая трансляция: N/A
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: да
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: N/A
Цена: 14 дней бесплатного пробного пользования; от $97 в месяц
Accelevents
![](https://spark.ru/upload/other/b_60657dfd97852.jpg)
Платформа Accelevents предлагает надежные функции виртуального хостинга события, включая продажу билетов, прямой эфир, живой чат и опросы, виртуальные стенды экспонентов, сессии.
Accelevents обладает мощными и экономящими время функциями: создание красочных страниц событий без написания кода, продвижение события через электронную почту, социальные сети, партнерские программы.
Особенностью платформы является ее возможность работы с набором инструментов для сбора средств. Эта интеграция дает возможность пользователям собирать пожертвования, получать заявки на участие в аукционах, проводить кампании по сбору средств при продаже билетов на мероприятия. Платформа также позволяет создать свою собственную страницу Fund a Need и собирать пожертвования от сторонников непосредственно на этой странице.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_60657e4f6cb3a.jpg)
Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: N/A
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: N/A
Цена: бесплатная пробная версия, в платной версии стоимость 1$ с каждого проданного билета
Hopin
![](https://spark.ru/upload/other/b_60657eb29287a.jpg)
Hopin — недавний игрок в сфере поддержки и проведения виртуальных событий. Компания, основанная в 2019 году, официально вышла на рынок в 2020 году. Ее цель — по максимуму перенести возможности живого общения в интернет. Реализуется это через многофункциональную онлайн-платформу мероприятий в реальном времени. Здесь организаторы могут создавать, проводить и управлять мероприятиями с количеством участников до 100 000 человек.
Виртуальная площадка Hopin соединяет разбросанные по разным локациям сообщества, компании и друзей через видео, чаты и нетворкинг. События происходят в пяти основных областях видео сотрудничества: Reception, Stage, Sessions, Networking, and Expo.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_60657ee8878eb.jpg)
Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: N/A
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: N/A
Интеграция с социальными сетями: N/A
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: N/A
Цена: бесплатная пробная версия, платная от $99 + процент от стоимости билетов мероприятия
HeySummit
![](https://spark.ru/upload/other/b_60657f649cb84.jpg)
HeySummit — инструмент, используемый для увеличения вовлеченности, конверсии и доходов для вебинаров и встреч. Программное обеспечение предлагает функции вовлечения участников для регистрации, создание фирменных графиков и твитов, генерирование отчетов для улучшения маркетинговой стратегии.
HeySummit используется как для планирования и проведения виртуальных мероприятий в прямом эфире, так и для трансляции предварительно записанных видео, организации серий ток-шоу, создания библиотеки видео-ресурсов, онлайн-курсов, демонстрации продукции, и даже — проведения исследований.
В решении легко создается динамический контент на оптимизированной целевой странице, который способствует конверсии потенциальных посетителей. Спикеры на информационной панели сами могут вносить информацию о себе, загружать фирменные графические материалы для мероприятий.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_60657f9d68e36.jpg)
Сессионные залы: N/A
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: N/A
Интегрирование Webex, Zoom: да
Готовые шаблоны: N/A
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: N/A
Скачиваемый контент: да
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: N/A
Цена: бесплатная пробная версия, цена подписки от 49$/месяц
Ideum Open Exhibits
![](https://spark.ru/upload/other/b_6065801976661.jpg)
Open Exhibits — инициатива, первоначально финансируемая Национальным научным фондом США. Целью было изменение способа, которым музеи и другие неформальные учебные заведения делятся цифровыми экспонатами.
Open Exhibits фокусируется на разработке новых типов взаимодействия человека с компьютером; коллекция программного обеспечения включает шаблоны, компоненты и утилиты, служащие строительными блоками для создания цифровых экспонатов и интерактивных материалов.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_60658067e65f6.jpg)
Сессионные залы: нет
Прямая трансляция: N/A
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: нет
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: да
Скачиваемый контент:
Аналитика данных: нет
Интеграция CRM: нет
Цена: бесплатно
Bizzabo
![](https://spark.ru/upload/other/b_606580f7a7d75.jpg)
Bizzabo является платформой для проведения физических, виртуальных и гибридных мероприятий. С помощью программного обеспечения Bizzabo «все-в-одном», команды по проведению мероприятий могут измерять, управлять и масштабировать события. Решение предоставляет полный цикл поддержки — от регистрации и полностью брендированных мобильных приложений для проведения мероприятий до прямых трансляций события и его последующей аналитики.
Чтобы оптимизировать каждый этап процесса управления событиями, Bizzabo предлагает единый командный центр, где доступно управление партнерствами, рабочей нагрузкой сотрудников.
Bizzabo интегрирован с почтовыми приложениями и платформами социальных сетей. Расширенная аналитика дает возможность увидеть эффективность кампаний, число регистраций и количество платежей, измерить производительность сотрудников и соизмерить это с контрольными показателями, которые вы установили для вашего проекта
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_6065812d21ca6.jpg)
Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: N/A
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: да
Планировщик событий: да
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: да
Скачиваемый контент: N/A
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: бесплатная демо версия, цена подписки не указана вендором
WorkCast Stratus
![](https://spark.ru/upload/other/b_606581af8276a.jpg)
WorkCast Stratus объединяет все типы онлайн-мероприятий в надежную, простую в пользовании платформу. Встроенный инструмент отчетности платформы позволяет в реальном времени получать доступ к информации об участии посетителей и использовать данные для формирования маркетинговой стратегии бренда.
На платформе можно разместить до 50 000 посетителей без необходимости загрузки или установок плагинов. События, созданные на WorkCast Stratus будут впечатлять аудиторию и поощрять участие. Транслируются на любое устройство с подключенным интернетом.
Платформа интегрируется с CRM и инструментами автоматизации маркетинга, такими как HubSpot, Marketo, Salesforce.
Пример оформления
![](https://spark.ru/upload/other/b_606581ee3896d.jpg)
Сессионные залы: да
Прямая трансляция: да
Прямой эфир состоявшегося события: да
Текстовые, аудио/видео чаты с представителями стенда: да
Интегрирование Webex, Zoom: N/A
Готовые шаблоны: N/A
Планировщик событий: N/A
Интеграция с социальными сетями: да
Обмен файлами: нет
Скачиваемый контент: да
Аналитика данных: да
Интеграция CRM: да
Цена: 14 дней бесплатного пробного пользования; далее зависит от выбранного плана
——
*Для ROI4CIO подготовила Наталка Чех
**Статья ранее опубликована в корпоративном Блоге ROI4CIO на Spark.
Leave a Comment